(株)日本オフィスネット・ご紹介コーナー


会計事務所が指導する

販売・仕入・在庫管理



 販売・仕入管理のソフトの選択も重要ですが、データの入力・検索しやすい基本設定をすることでソフトの使い勝手が違ってきます。最初の基本設定に注意することもソフトの選定以上に重要な課題となっています。

@得意先コード・仕入先コード・商品コードのコード設定。

A得意先の締め、仕入先の締めと同時に、自社の会計上の締めをする事により、決算時の売掛金・買掛金の科目内訳書が簡単に作成できる方法。

B特に仕入れ管理の消費税の設定が一番面倒なのでこの点に注意する。

Cメーカーから直送で得意先等に商品を送ってもらう販売がある場合、受注管理も行っていると売上漏れがなくなります。特に最近は薄利で商いが行われているケースが多く、売上未計上は利益・資金繰に大きな影響を及ぼしますので、メーカー直送形態の営業を行われている企業の方は、売上、仕入、在庫管理だけでなく受発注管理と売上・仕入管理を平行導入する事をおすすめ致します。


上記の@〜Cについて具体的な注意点

@コードの設定

*得意先・仕入先コードの取り方について

得意先・仕入先の数が少ない場合、単純に1番から連番でコード番号を設定しても問題はありませんが、件数が多い場合は

例1
0001から0100  あ行
0101から0200  か行
1001から1100  わ行

例2
メインの得意先   0001から0100
スポットユーザー  0501から1000

得意先・仕入先の検索はほとんどのソフトでふりがな検索で得意先・仕入先を表示する事ができます。表示後選択できますが、コード体系は上記のようにつけていた方が便利です。   

得意先コードのインデックスコードが使えるソフトもあります。

0001  青木商店
0001  井上工務店
*商品コード設定について

商品の場合数が多いこと、類似商品が多い等で商品コードの設定を上手くするか否かで入力の手間が違ってきます。特に在庫管理を必ずする商品に関しては、単独で商品コードをとる必要がありますが、売上があまりない商品、在庫管理しなくてよい商品、類似商品が多くて細かい管理ができない商品等は、商品コードを大区分コードにする方が、入力時が楽になります。(*A)

商品コード設定方法 例1

0001
0002
1000

比較的商品が固定し、商品数が少ない場合は数字だけのコード番号の方が入力がしやすい。また慣れてくれば番号だけの商品コードは覚えられます。

また商品コード一覧表をみて伝票に商品コードを手書きで記入後、その伝票を元に入力できる方も数字だけのコード番号がいいでしょう。

商品コード設定方法 例2 メーカ別に、分類別にコード

0001 〜 0100  メーカーA メーカ別商品コード
0101 〜 0200  メーカーB 分類別商品コード
0201 〜 0300

商品コード設定方法 例3 英数字をインデックスにして

PAF-0001  富士通製パソコン
PAN-0001  NEC製パソコン
PRC-0001  キャノン製 プリンター

PAで検索すれば先頭にPAとついた商品だけが表示され、そこからデータを入力する方法

(*A)

*あまり発生しない商品、サイズ等が少し違うだけの商品は

   SO−0999    その他商品

で登録後 データ入力時商品名と単価をその時点で入力する方が楽です。

*サイズ等がたくさんある商品は 例 ランプ

   RA−0999    ランプ     

として登録、入力時形状、サイズ (60W 20*30) だけを付け加える

   ランプ (60W 20*30)

商品コードの設定はその会社の実体に合ったコード番号をいかにつけるかで、入力、検索処理時間が違ってきます。商品コード番号は検索しやすく、また覚えやすくできるだけ短く設定できるよう工夫して下さい。

A締め日の設定

得意先ごとに請求締め日の設定は当然ですが、自社締め(会計基準に基づいた締)をしておくことにより、得意先・仕入先の締め日に関係なく自社基準で売上、売掛、入金、仕入、買掛、支払を月単位で計上する事ができます。このデータを会計の仕訳データとして入力、又は財務ソフトに仕訳リンクする事により、会計処理が簡潔にできます。

*得意先・仕入先に基づいた締め計と自社会計基準に基づいた締め計ができれば、決算時の売掛金内訳書・買掛金内訳書が明細も含めて簡単に作成できます。

*得意先が決算月の時、10日間だけの請求書等の発行依頼があります。例えば3月31日決算とする。販売の締めが20日になっている場合、3月21日から3月31日の請求書の依頼があります。日付指定のできる請求書が作成できるソフトの場合、得意先よりこのような依頼をされても簡単ですが、日付指定のできないソフトの場合、10日間分の計算をするのが意外に面倒である。

B販売管理で消費税の設定には3種類あります。

販売した商品の1ヶ月計で消費税を計算する場合と、納品伝票単位で消費税を計算し、その伝票単位の消費税を合計する方法。一商品単位で消費税を計算し、それを合計する方法の3つがあります。消費税計算後小数点以下がでる場合、小数点以下を切り上げ、切り捨て、四捨五入をするため、設定方法で消費税の金額が微妙に違ってきます。

一般的には月の売上合計から、消費税を計算する方法がとられています。得意先によっては、納品時回収のケースもあるため、伝票単位で消費税を計算する方法をとられている企業もたくさんあります。

*売上の場合は、自社の消費税の請求方法だけなので問題は起きませんが、仕入の場合、仕入先が持ってくる請求書の消費税と自社で設定した消費税計算で金額が違ってくるケースがあります。仕入先の消費税の計算方法を分解して、その仕入先の消費税設定と同じにすれば計算があってきます。全ての仕入先の消費税の計算方法を分解するには大変時間がかかります。仕入の場合は、仕入先の計算と違っていてもコンピュータには消費税調整処理として差額分を調整入力で計算上合わせていけばいいでしょう。

C受発注処理のすすめ

*メーカーに得意先直送依頼の商品を数回に分けて分納する時に、受発注処理をしておくと、請求漏れや納品もれがなくなります。
メーカー直送依頼すると、メーカーより得意先に発送された時期等がすぐにわからないため、納品書が事後処理になりよく売上漏れにつながります。

*分納商品に関しても、受注残が正確につかめるため、納品ミスがなくなります。
発注管理のおいても、製造業では部品等が分納される場合、製造工程管理のスケジュール調整に役立ちます。


◎販売管理・仕入管理・在庫管理は業種によってかなり違ってきます。特に製造業では加工品や2次部品、未完成商品等があり、原材料の在庫管理は非常に難しいケースが多いです。完成した製品を商品入庫として在庫に計上する事はできますが、仕入部品は形が替わった商品等になるため、完成品ができた段階で自動的にその完成品に伴う部品在庫が減少する設定できるソフトであれば、部品等の在庫管理ができます。しかし1次加工だけでなく、外注先に部品を提供したりしている場合、在庫管理は非常に難しくなります。パッケージソフトでは限界があります。 


*会計事務所の小規模顧問先の販売管理・仕入管理ご検討の場合はご相談下さい。電話、Fax、インターネットにてご指導致します。

ご相談される場合は、顧問先の業種、得意先、商品件数、1日の平均データ入力件数と会社の特殊性。特殊な業務処理、特殊な単価計算、特殊な請求書発行等、特殊性を 教えて頂ければ、どのような方向でソフトを導入したらよいかご指導できます。



  • パソコン用の財務システムを販売して15年になります。
  • 貴社に最適な財務システムを選択してご紹介します。
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株式会社 日本オフィスネット (担当:代表取締役 和田 純)
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平成11年(1999)4月20日改訂。