経営者に必要な会計業務の知識＆会計事務所
会計業務の合理化は、企業の会計処理方法の合理化と同時に、会計事務所の合理化の両方が必要です。 自計化で合理化と考えておられる会計事務所さまもたくさんおられます。 しかし、自計化だけでは不十分で、経営者は下記の事を考えなければならないでしょう。 会計の合理化は、会計業務だけでなく、販売・仕入・在庫・手形管理・給与計算等全ての業務を合理化すると共に、これらの業務を如何に簡単に月次会計処理に反映していくことができるかが非常に重要です。
販売管理
納品書・請求書の発行はどんなソフトでも大差はありません。 納品書・請求書発行はデータを入力時、如何に簡単に得意先や商品検索して入力処理を短縮することができるか重要です。得意先、商品マスターの検索キーコードの設定方法で大きく違ってきます。 パソコン・販売管理ソフトを導入したから合理化できていると勘違いされておられる経営者の方がたくさんおられます。 確かに手書きよりは正確で、早く綺麗な請求書が発行できているので、合理化できていると満足されている経営者もおられます。 しかし、調査していくと「入力時に時間がかかっている」「管理資料を有効に使われていない」「未入金管理の詳細が迅速に把握できていない」等、経理全般を見直すと、さらに５０％以上は合理化できる企業がほとんどです。
問題点
１．経営者に専門知識がない。（パソコン、ソフト、会計業務全般の知識） ２．スタッフは経営者の視点で見ていない ３．外部に調査依頼しても、時間と費用が掛かりすぎる。 ４．パソコンソフトのインストラクターは、基本的な使い方は教えてくれるが 　　トータル的な合理化ができる応用力のある指導力がない。
これらの問題を全て解決するには時間と費用がかかりますので、パソコン入替え時やソフトの入れ替え時が非常に重要です。 経営者が先ず、担当者が出力した管理資料を見るだけでなく、担当者の入力したデータ・集計・管理資料をディスプレー上で常時見ることができるようにして、経営者自身有効に活用できるようにすることが、全ての諸問題の解決につながります。 経営者は常に自分自身でパソコンのデータから得意先分析・市場分析・回収分析を行い、将来の経営に役立てることが非常に重要となり、そこから会計処理の合理化全般も見えてきます。 これは経験と、全体的な視点で見ることができる、経営者しかできない仕事です。 年間売上　６，０００万円以上になると、経営者の勘と実際の分析とでは大きく誤差が出てくるようになります。 経理業務の合理化は、全ての経営者に興味のある内容で、比較的すぐ学ぶことができます。学ぶ手法が判らないだけだと思います。　昨今、中小企業の経理処理全般の合理化は、会計事務所の仕事になっています。
仕入管理
販売管理とほぼ同じですが、より早く支払い状況を把握することで、頭の痛い資金繰り対策がたてやすくなります。 資金繰りをより長期的にシミュレーションするには、受発注管理をすることで現在処理されている資金繰予定表より、１〜３ヶ月先の資金繰りが読めるようになります。 受発注管理を資金繰予定表に応用できている企業があまりありません。納期・売上・仕入の漏れを管理すると同時に、受発注を資金繰予定表に活用されていればソフトを有効利用されているといえます。
在庫管理
小売・卸の仕入・販売は簡単ですが、製造業の在庫管理は最初の設定が非常に大切で、この部分を上手にやることで在庫の無駄、適正在庫の管理で資金の回転をよくすることができます。 例えば、得意先から製造完成品のオーダーが入ると、それに必要な部品数、不足部品数、発注先、さらに自動発注までできると、納期の短縮だけでなく、処理過程の人件費の削減ができます。 迅速な納期対応で、得意先からの信頼を得られ、利益を生む体質を創れます。
上記の管理をしっかり行っていると、決算時には売掛金・買掛金、手形の内訳書は簡単に作成できます。 月次では入金・売上・売掛・仕入・支払・買掛の仕訳を会計に、単純仕訳リンクすることで、トータル経理の合理化ができます。 会計事務所でもこのような業務の合理化を企業に指導することで、顧問先の経理全般の合理化ができると同時に、会計事務所の経理処理も合理化できます。 顧問先の合理化は会計事務所の合理化になり、１人の所員が担当できる処理件数を増やすことができます。 間接業務のコストダウンは目に見えないだけに、具体的な目標をもって達成率を数値化することで、経営者に理解して頂く必要があります。 企業から会計事務所に求められることは変化してきています。 経営者はトータル的な経理処理を合理化指導できる会計事務所を求めています。 企業もこのような指導のできる会計事務所には移行しはじめています。
経理処理のトータル的な圧縮
経営者
経営者は、入力されたデータの色々な分析をディスプレー上で自分自身の目で確認する。 この経験を積むと、トータル経理処理の合理化を経営者が体験的に理解できるようになります。販売、仕入、在庫、会計分析からみた将来の市場分析を行うことで、新しい商品を創造していくことができるようになります。
会計事務所
企業にトータル的な経理処理の合理化を指導して、会計事務所の１人の担当者が担当できる顧問先件数を増やすことをする。
会計処理の合理化は、企業と会計事務所が一体になって行わないと企業も会計事務所も自滅する時代がやってきます。 今後、弊社は会計事務所と共に、企業経理のトータル的な合理化を追求したシステムを支援していきます。
２００５年は共に成長していきましょう。
株式会社　日本オフィスネット 　　　　　　　　　和田　純　 　　 　　kwada@ruby.famille.ne.jp