会計データ入力作業の省力化

 

 会計データの入力は単純作業で、入力をできるだけ省力化したいと思いつつ入力

作業をされている方も多いと聞いています。

会計データ入力作業が嫌いな方むけの省力化方法を下記に説明します。

 

エプソン製 財務応援スーパーでの処理例

(1)   前期の決算月の1ヶ月分、又は前月仕訳データの1ヶ月分を当月仕訳に反映
1.財務応援スーパーで入力した仕訳データを、1ヶ月分仕訳テキストファイル作成で、
  エクセル形式する。エクセルでそのファイルを読込み。毎月発生するデータを残し
  後は削除する。
例 家賃 リース代金、借入金返済、利息、電気、電話、水道、ガス代、掃除、
  レンタル器具、給与、保守、新聞代等、毎月発生するものだけを残しておく。
  エクセルで仕訳されていますので、毎月金額変更のない仕訳は、文字を赤印に
  しておく。
2.エクセルの置き換えで、 、 を 入力仕訳年月にする。
3.預金通帳、領収書等、毎月発生する会計資料を集める。
  預金通帳に毎月発生する金額にサインペンでマークする。
4.エクセル仕訳ファイルと、預金通帳・領収書等、日付、金額の違っている
  部分だけ訂正する。
5.訂正が終わったらエクセルファイルに名前を付けて、4月.CSV CSV形式と
  4月.XLS 形式で登録する。
6.エプソンの財務応援スーパーでテキスト取り込みをすると仕訳が完成します。

毎月、発生する仕訳が多ければ多いほど楽になります。この処理は、摘要の入力、
科目の入力が必要ないので、その分だけ入力が合理化できます。翌月は、再度
エクセルのファイルを呼び出して、2番から繰り返すだけでいい。

(2)  半年に1回又は年1回の入力をされる場合

1.財務応援スーパーの仕訳データをエクセル化した後、毎月発生するデータを
  残し後は削除する。エクセルで仕訳されていますので、毎月金額変更のない
  仕訳は、文字を赤印にしておく。
2.エクセル上に月単位で1行あけて(修正が楽になります)6ヶ月又は12ヶ
  月分コピーする。6ヶ月分又は12ヶ月分の、日付、金額のみを修正する。
  修正後1行あけた空白行を削除して仕訳データ行を詰める。
  エクセルで 仕訳.CSV と 仕訳.XLSで登録。
3.財務応援スーパーでエクセル仕訳データ(CSV形式)の取り込みをする。
  6ヶ月又は12ヶ月分の毎月発生する。仕訳データ入力の終わり。

(3)  1年分先行入力(新規会計年度を例に説明)

1.最初にエプソン財務応援スーパーで、前年度の決算月のデータをエクセル化
  する。毎月発生する仕訳だけを残して削除
2.エクセルの摘要の欄に毎月金額の変更のない仕訳は  1つ 入 
   月発生するが金額が違う仕訳は ?? を 摘要の欄に入力。エクセル上に
 
 12ヶ月分コピーする(1ヶ月単位で1行あけると修正が楽である)12ヶ
 
 月分の年、月を修正する。
  修正後1行あけた空白行を削除して仕訳データ行を詰める。
  エクセルで 仕訳.CSV と 仕訳.XLSで登録。
3.財務応援スーパーでエクセル仕訳データ(CSV形式)の取り込みをする。
4.入力月がきたら、財務応援スーパーの高速入力の仕訳検索で  の
   仕訳を検索する。 (4月なら4月分だけの  を検索する)
 
 摘要に  1つ入っている仕訳は日付のみ修正。 ?? が2つ入って
  いる仕訳は、日付と金額を修正。修正後 ? ?? は 消して下さい。
5.4の作業を毎月繰り返す。

  後は不定期的に発生する仕訳を入力。企業によって違いますが、毎月発生する
  仕訳は結構あります。ここにあげたのは一例ですが、エクセルで仕訳加工を覚
  えるとチェックが簡単です。また、手入力が少なくなりますので入力ミスが少
  なくなります。財務応援スーパーに仕訳転送する前に、エクセルで金額チェッ
  クすることができますので、仕訳入力精度が非常に高くなります
 
  多くの企業、会計事務所で従来の1つ1つ丁寧に仕訳を入力されている方が
  多いかと思います。単純入力から、工夫入力に切替することをお薦め致します。

            (株)日本オフィスネット

                   和田 純 

              kwada@ruby.fanille.ne.jp

 


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